Rekisteriseloste
Henkilötietolain (1999/523) 10 §:n mukainen rekisteriseloste
Laatimispäivä 15.8.2016
Rekisterinpitäjä
Kopiosto ry
Hietaniemenkatu 2
00100 Helsinki
Puh. 09 431 521
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Jaana Nissinen
Kopiosto ry
Hietaniemenkatu 2
00100 Helsinki
Puh. 09 431 521
Rekisterin nimi
Kopiosto ry:n arvonta-, kilpailu- ja kampanjan osallistumisrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään henkilötietolain mukaisesti Kopiosto ry:n järjestämien arvontojen ja kilpailujen toteuttamiseksi, voitosta ilmoittamiseksi, palkintojen toimittamiseksi sekä suoramainontaan ja muuhun suoramarkkinointiin, mikäli rekisteröity on antanut näihin luvan. Kilpailun järjestäjällä on oikeus julkistaa kilpailun voittajat.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää osallistumislomakkeessa pyydetyt tiedot. Näitä voivat olla seuraavat tiedot rekisteröidystä:
– etunimi
– sukunimi
– osoitetiedot
– mahdollinen työnantaja/oppilaitos
– ammatti
– puhelinnumero
– sähköpostiosoite
– suostumustiedot koskien sähköistä suoramainontaa ja muuta suoramarkkinointia
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteri sisältää vain rekisteröidyn itse itsestään osallistumisen yhteydessä antamia henkilötietoja.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta eteenpäin eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina.
Niiden rekisteröityjen, jotka ovat antaneet luvan suoramainontaan ja muuhun suoramarkkinointiin, henkilötiedot tallennetaan sähköiseen järjestelmään. Osallistumislomakkeet hävitetään arvonnan tultua suoritetuksi, mihin asti manuaalinen aineisto (osallistumislomakkeet) sijaitsee lukitussa ja vartioidussa tilassa.
Kopiosto ry:n tietojärjestelmät ja tiedostot on suojattu yritystoiminnassa normaalisti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä.
Rekisterin käyttöoikeus rekisterinpitäjän organisaatiossa edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jotka myönnetään vain rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvalle, jonka asemaan ja tehtäviin mainittu käyttöoikeus liittyy. Rekisterinpitäjän tilojen osalta on käytössä kulunvalvonta.
Rekisteröidyn tarkastus ja kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilötietonsa ja kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa ja muuta suoramarkkinointia varten.
Tarkastus- ja kielto-oikeutta koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti ja allekirjoitettuna sekä lähettää seuraavaan osoitteeseen:
Kopiosto ry
Hietaniemenkatu 2
00100 Helsinki
Tarkastus- ja kielto-oikeutta koskevat pyynnöt voidaan esittää myös henkilökohtaisesti paikan päällä osoitteessa Hietaniemenkatu 2, 00100 Helsinki.